Admin&Finance Assistant Global Fund-Palu

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Description du poste:

Plan International est une organisation indépendante de développement et d'aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité des filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, s'attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.Nous soutenons les droits de l'enfant depuis la naissance jusqu'à l'âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l'adversité. Nous pilotons les changements de pratiques et de politiques au niveau local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.

Poste

• Poste: Assistant(e)e Administratif projet Palu
• Département: Administration
• Sous l'ordre de : Coordinateur Régional du Projet Palu Kankan
• Location : Kankan
• Voyage requis : oui
• Grade : B

Description de Poste

À travers une fédération de 72 pays en Afrique, Asie, Europe et les Amériques, Plan International aspire à un monde juste qui fait progresser le droit des enfants et l'égalité pour les filles. Ensemble, nous agissons pour que 100 millions de filles puissent apprendre, diriger, décider et s'épanouir. Pour atteindre cet objectif, nous mettons la priorité sur l'intégration de l'égalité de genre afin que que nos programmes soient sensibles au genre et encouragent les droits et l'égalité des filles et femmes.

Plan International a mis en œuvre des subventions du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, depuis la série 4. Dans ce rôle, Plan a travaillé sur le FM au Bénin, Burkina Faso, Liberia, Cameroun, Guinée, Mali, Niger, Sénégal, El Salvador, la Thaïlande, le Togo et le Zimbabwe.

La République de Guinée a reçu une subvention pour la lutte contre le paludisme financé par le Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la tuberculose et le paludisme pour une durée de trois ans (01 janvier 2018 au 31 décembre 2020 sous le Récipiendaire Principal (PR), Catholique Relief Services (CRS). Le Programme National de Lutte contre le Paludisme (PNLP) assure le volet «Offre de services de soins » et Plan International Guinée a été sélectionné comme Sous Récipiendaires pour mettre en œuvre le volet demande communautaire, « Renforcer du contrôle de lutte contre le paludisme en Guinée. »

Aligné avec le Fonds mondial (FM), le gouvernement du Guinée et Plan International Guinée, le projet va intégrer des approches sexospécifique et basé sur les droits humains pour mettre en œuvre des actions pour réduire les barrières basé sur les inégalités de genre et d'exclusion. Ceux-ci sont des déterminants qui contribuent aux faibles résultats dans la lutte contre le paludisme donc s'ils ne sont pas adressés, les résultats ne vont pas être optimaux.

Pour réaliser ce projet, Plan International Guinée va recruter (2) deux assistant(e)s administratifs, un basé à Conakry et un à Kankan. Sous la supervision du Chef du projet Paludisme et du Coordinateur régional de Kankan, l'assistant(e) administratif assurera la mise en œuvre de qualité des activités administratives du projet pour contribuer efficacement dans le respect des délais requis à la facilitation des requêtes programmatiques et financières soumises par les autres collègues du projet.

Dimensions du rôle

• Assurer le suivi correct de l'agenda du Chef du Projet/Coordinateur régional de Kankan ;
• Assurer le suivi et la traçabilité des immobilisations du projet ;
• S'assurer que les documents du projet (courriers, conventions, contrats....) sont bien archivés ;
• Veiller sous la supervision du Chef du Projet/Coordinateur régional de Kankan à donner l'appui adéquat à l'équipe de coordination et de gestion du projet FM dans l'exécution, la conduite des aspects administratifs planifiés de façon mensuelle, trimestrielle et annuelle dans le cadre de la mise en œuvre du projet Paludisme Fonds mondial (FM).

Responsabilité

• Partager les responsabilités du plan de travail avec le chef de projet/Coordinateur régional de Kankan et servir de lien avec le reste des membres de l'équipe sur les aspects opérationnels du plan de travail ;
• Maintenir les plans hebdomadaires et mensuels pour l'équipe de coordination du Fonds mondial ;
• Soutenir le processus de planification pour l'achat de biens et de services ;
• Recevoir, centraliser et suivre avec les services de l'Administration de Plan International Guinée tous les besoins d'achats de matériel et de fourniture pour le compte du Chef du Projet à Conakry/ Coordinateur régional de Kankan ;
• Assister le service de la logistique dans le marquage et le suivi de la traçabilité des immobilisations du projet ;
• Centraliser les documents du projet (courriers, conventions, contrats....) et les soumettre à la signature du Directeur Pays ;
• Veiller à la bonne tenue de l'agenda du Chef du Projet/Coordinateur régional de Kankan ;
• Recevoir les visiteurs et organiser les rencontres si nécessaire ;
• Travailler avec les éléments constitutifs de l'unité de gestion du programme du Fonds mondial afin de coordonner la présentation dans les délais requis de rapports de qualité au Fonds mondial;
• S'assurer que les procès-verbaux des réunions sont pris afin de capturer les actions et les résultats attendus et les partager avec le personnel de l'équipe ;
• La coordination des voyages pour le personnel de subvention ainsi que les visiteurs au bureau de pays liés aux activités du Fonds mondial ;
• Veiller à ce que les systèmes de classement appropriés sont créés et gérés au fil du temps et que les systèmes d'archivage appropriés son construits pour le projet ;
• Agir comme point focal pour administrer les services de courrier et de messageries quotidiennes pour l'équipe ;
• Agir en tant que liaison entre l'équipe du Fonds mondial et d'autres unités administratives du bureau de pays.
  

• Organisation des rencontres chaque fois que cela est nécessaire ;
• Tenue correcte de l'agenda du Chef du projet/ Coordinateur régional de Kankan ;
• Disponibilité pendant les heures de travail ;
• Satisfaction aux sollicitations des partenaires ;
• Programmation des rencontres des visiteurs en fonction de la disponibilité du Chef du Projet/Coordinateur régional de Kankan ;
• Gestion efficace des rendez-vous des partenaires avec la direction du projet.

• Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International relatives à la protection de l'enfant et à l'égalité de genre soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences des politiques, y compris les normes et lignes directrices applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel du projet et les partenaires connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et respectent le code de conduite de Plan international.
  

Gérer les Problèmes

• Gestion des tâches complexes avec une efficacité optimale ;
• Capacité d'être en mesure de travailler sous pression et d'équilibrer les besoins de l'organisation et les exigences et les délais d'une subvention complexe ;
• Négociation et diplomatie avec les collègues internes et externes ;
• Capacité à assurer le suivi correct de l'agenda du Chef du projet.

Communication et relations de travail

Interne

Niveau de contact

• Chef du Projet/ Coordinateur régional de Kankan: Élevé
• Membres de l'Unité de gestion du projet palu: Élevé
• Le personnel de Plan International du CO: Élevé

Externe

Niveau de contact

• Les parties prenantes, y compris le personnel du partenaire et les représentants du Fonds mondial: Moyen
• Visiteurs: Moyen
• Le personnel de récipiendaire principal: Moyen

Connaissances, compétences et comportements requis:

Essential

Connaissances

• BAC +2 minimum Gestion ou administrative et ou logistique ;
• Minimum de trois (3) ans d'expérience comme assistant(e) administratif et financier, assistant(e) logistique, de préférence d'un projet de développement ;
• Excellente maitrise de l'outil informatique ;
• Bonne connaissance des logiciels de comptabilité ainsi qu'Excel, Outlook, Word et PowerPoint ;
• Etre un excellent travailleur en équipe ;
• Bonne communication écrit et oral ;
• Être capable de travailler sous pression.Capacité spécifique pour le poste

• Capacité de planification du travail ;
• Capacité entrepreneuriale, et initiative ;
• Capacité rédactionnelle ;
• Capacité à centraliser les informations ;
• Excellente maîtrise de la langue française.

Attitudes

• Être engagé au bien-être des enfants et en mesure d'adhérer à la vision et la mission de Plan International, y compris l'engagement à l'égalité des sexes ;

• Ouverture d'esprit, et écoute attentive ;
• Forte capacité d'adaptation et esprit d'équipe ;
• Communication orales et écrites claires et effectives (français) ;
• Flexibilité conceptuelle et centré sur les résultats ;
• Défenseur des valeurs d'intégrité, de probité et loyauté.

Les Valeurs de Plan International

Nous sommes ouverts et responsables

• Fait évoluer la transparence vers une ouverture plus radicale sur le partage d'informations ;
• Conserve l'importance de l'intégrité et de l'honnêteté (y compris au sujet de l'argent) qui comme l'a montré le sondage réalisé auprès du personnel sont au cœur des valeurs de Plan International ;
• Tient responsable de « faire ce que nous disons que nous ferons » et de comprendre l'impact que nous avons sur d'autres personnes.

Nous œuvrons pour un impact durable

• Il s'agit avec « Œuvrer pour un impact durable » d'être plus ambitieux et innovant mais aussi factuel et direct quant à l'impact à long terme ;
• Remet en question nos méthodes de travail actuelles et le statut quo de Plan International ;
• Axé sur l'impact et l'amélioration organisationnels - en particulier l'impact à long terme - cela peut être différent du travail que nous avons toujours fait jusqu'à présent ;
• L'utilisation de données factuelles est également de plus en plus importante, pour être efficace bien sûr mais aussi parce que nous devons démontrer notre efficacité pour obtenir et réaliser des travaux financés par des subventions.
  

Nous travaillons bien ensemble

• Cherche à éliminer les cloisonnements internes (considérés actuellement comme un problème) ;
• Vise à établir des relations de partenariats qui bénéficient aussi bien aux partenaires qu'à Plan International (considérées comme trop déséquilibrées actuellement). La recherche concertée de solutions est également un thème ici ;
• Conserve l'importance du travail d'équipe et du feedback - Chacun d'entre nous doit aider les autres et se faire aider par eux.

Nous sommes inclusifs et autonomisant

• La place occupée par les filles et les droits des enfants est toujours au cœur des valeurs de Plan International et on attend du personnel qu'il confronte les inégalités ;
• Valeur proactive concernant la diversité interne, incluant l'autonomisation du personnel et leur développement personnel ;
• Conserve le respect - une valeur clé pour le personnel ;
• Nous voulons maintenant que les enfants et les jeunes soient davantage aux commandes, en leur donnant l'assurance qu'ils sont capables d'effectuer eux-mêmes leur propre changement.

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