Assistant(e) Administratif(ve)

Date limite: 31 Janvier 2020

Description du poste:

• Vacancy code :  VA/2020/B5305/19165
  
• Department/office: AFR, SNOH, Senegal
  
• Duty station :  Conakry, Guinea
  
• Contract type : Local ICA Support
  
• Contract level : LICA-5
  
• Duration : 1 ans (renouvelable)
  

La mission de l'UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d'infrastructures, d'achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.Au sein de ces trois principaux domaines d'expertise, l'organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d'écoles et d'hôpitaux à l'achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L'UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d'assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l'organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.L'UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l'aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Diversité: Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Harmonisation vie professionnelle : L'UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l'importance de trouver un équilibre entre les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressive d'harmonisation entre travail et vie personnelle, et proposons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS pour tous les types de contrat et à tous les niveaux.

Responsibilities

• Rédiger et gérer les correspondances tant à l'interne qu'à l'externe
• Gérer les aspects de l'information et de la communication: ventilation et traitement du courrier, le classement et l'archivage des documents, les relations avec les médias
• Gérer l'accueil, l'information et l'orientation des visiteurs, l'organisation des rendez-vous du chef de projet, l'organisation des voyages, réunions et rencontres de travail
• Participer et assister au processus de recrutement
• Participer au processus d'acquisition de biens et services
• Assurer le suivi et l'exécution des dossiers d'appel d'offres
• Appuyer dans l'établissement et la rédaction des listes de bénéficiaires et listes des infrastructures par quartier ainsi les listes et documentation des différents groupes de travail
• Appuyer dans la préparation, mise en œuvre, suivi et la documentation des ateliers dans le cadre du projet
• Appuyer dans le paiement des bénéficiaires du projet
• Préparer et assurer le suivi des missions dans le cadre du projet
• Assurer l'application des procédures administratives et financières de l'UNOPSPréparer et suivre les règlements : fournisseurs, indemnités, et autres frais du personnel, consultant et autres prestataires
• Appuyer à l'exécution des différents contrats : prestations de services, assurances véhicules, contrats d'entretien etc.
• Assurer la gestion des Assets/immobilisations du projet (fournitures, matériel...) et veiller à leur bonne utilisation Assurer un étiquetage correct des Assets du projet
• Extraire des rapports dans oU de manière régulière et assurer la réconciliation
• Participer à l'inventaire physique des Assets en fin d'exercice et procéder à l'enregistrement correct dans OneUNOPS
• Veiller au suivi et à l'enregistrement correct de tout mouvement d'actifs (Donation, mise en rebut, transfert interne ou vers des partenaires/ bénéficiaires, etc.)
• Participer à la réconciliation annuelle
• Assurer la préparation et le suivi financier des ateliers, séminaires et forums dans le cadre du projet
• Traiter les demandes d'approvisionnement du bureau
• Gérer la Petite caisse du Projet et faire la réconciliation mensuelle
• Assurer la reproduction et la reliure des documents administratifs du projet
• Etablir les comptes-rendus de réunion
• Appuyer l'unité Procurement dans la création des « Vendors », « POs » et paiements dans OneUNOPS.
• Suivre et archiver des dossiers du personnel (contrats, congés, absences, attestation de travail, séparation, etc.)
• Appuyer le Chef de Projet dans l'élaboration des rapports dus au bailleur
• Exécuter toutes autres tâches selon les instructions du Chef de Projet ou de son superviseur

L'assistant(e) Administratif(ve) sera sous la responsabilité du Chargé des Finances et de l'Administration et appuiera la section Administrative et Finances du bureau dans la gestion du projet. Il/Elle assistera aussi dans le suivi et la transmission du rapport narratif et financier d'étape du projet dans les délais requis.

Exigences générales

S'assurer, dans les limites de son domaine de compétence, que le projet est mis en œuvre sur le plan administratif et financier conformément au document de projet et en accord avec les règles et procédures de l'UNOPS.

• Avoir un diplôme secondaire est exigé
• Avoir un diplôme universitaire dans les domaines de la gestion publique, administration publique, finance, économie, relations internationales, Ressource Humaines ou toute autre discipline pertinent est un avantage.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Avoir un minimum de 5 ans dans la gestion administrative

• Expérience dans la gestion des projets de développement est souhaitable

• Bonne maîtrise de l'outil informatique (MS office, ou Gsuite) est exigé

• Connaissance des procédures de gestion du système des Nations Unies ou de tout autre partenaire au développement est souhaitable

• Expérience au sein d'organisations internationales est souhaitable

• La Connaissance des règles, politiques et procédures contenus dans le Manuel des Achats de l'UNOPS ainsi que le manuel de recrutement est un atout

LANGUE

• La maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit est exigée
• La connaissance de l'anglais écrit et parlé serait considéré comme un avantage

COMMENT POSTULER?

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