Assistant pharmacien spécialiste GAS

Date limite: 01 Janvier 2021

Description du poste:

Plan International est une organisation indépendante de développement et d'aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l'égalité des filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l'exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

PROFILE

• Title : Assistant Pharmacien Specialiste GAS
• Functional Area : Programme
• Reports to : Pharmacien Specialiste GAS

A Propos de Plan Guinée

À travers une fédération de plus de 70 pays en Afrique, Asie, Europe et les Amériques, Plan International aspire à un monde juste qui fait progresser le droit des enfants et l'égalité pour les filles. Ensemble, nous agissons pour que 100 millions de filles puissent apprendre, diriger, décider et s'épanouir.

Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays

Plan International a mis en œuvre des subventions du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme, depuis la série 4. Dans cette dynamique Plan a travaillé sur le FM au Bénin, Burkina Faso, Liberia, Cameroun, Guinée, Mali, Niger, Sénégal, El Salvador, la Thaïlande, le Togo et le Zimbabwe.

Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme sur proposition de l'Instance de coordination nationale a désigné Plan International Guinée comme Principal Récipiendaire pour mettre en œuvre la subvention combinée tuberculose-VIH prévention 2018-2020.

L'Assistant Pharmacien / Gestion, Achats et Stocks du projet TB-VIHp va assister le Spécialiste GAS dans la gestion du système d'approvisionnement en médicaments, réactifs de laboratoire, consommables et produits non médicaux pour le projet en assurant les processus des commandes à l'international, livraison en Guinée, stockage et distribution en collaboration avec la Pharmacie Centrale de Guinée (PCG) des médicaments et autres produits de santé tuberculose et VIH prévention devant être acquis et ou disponibiliser auprès des bénéficiaires dans le cadre du projet.

L'Assistant Pharmacien / Gestion, Achats et Stocks du projet TB-VIHp assiste le spécialiste GAS dans la mise en place des outils, et des mécanismes de suivi des commandes. Ce travail se fera en collaboration avec les entités gouvernementales, les partenaires techniques et financiers concernées y compris la PCG conformément au plan GAS signé par le FM et Plan International Guinée tout en respectant le principe de la logistique intégrée des médicaments instauré par le Ministère de la Santé. L'Assistant Pharmacien/ GAS va assister le Spécialiste GASdans le suivi mensuel, trimestriel des commandes et du niveau des stocks à la PCG et des Centres de Dépistage et de Traitement de la Tuberculose (CDT) et des Centres de santé adaptée et tous autres sites de prévention du VIH ciblés. Il/elle en collaboration étroite avec le comité nationale de quantification GAS va soumettre périodiquement au COP les plans de distribution périodique et les rapports d'inventaire des stocks dans le respect des processus contractuels (mensuel, trimestriel, annuel et de fin de projet).

Rôle

Assister le Spécialiste GAS dans la planification des commandes, le suivi de la disponibilité nationale, régionale et sites décentralisés des médicaments, réactifs de laboratoires, consommables et produits prévention VIH pour le bon fonctionnement des CDT et ou des structures de prévention VIH.

Travailler en synergie avec le responsable GAS du projet pour les commandes, la réception, le stockage et la distribution des intrants vers les DRS, DPS, centres de prestation de santé, sites communautaires sur l'ensemble du territoire de la Guinée ;

Veiller à la collecte des données sur la gestion de stock, analyser et compiler les rapports à remettre au Spécialiste et développer un système de reporting régulier en coordination avec son superviseur ;

Assurer les approvisionnements des structures/CSA et agents communautaires du projet et mettre à jour le Dashboard en collaboration avec l'unité Suivi-Evaluation ;

Maintenir le contact régulier avec les sous bénéficiaires en ce qui concerne les demandes d'approvisionnement en produits de santé ;

Assister le Spécialiste GAS dans les formalités pour les demandes d'admission en franchise.

• Assister le Spécialiste dans toutes les étapes de la préparation au lancement des commandes de médicaments jusqu'à la réception ;
• Assurer la mise à jour des informations pour le suivi de tous les médicaments, consommables et produits médicaux achetés et ou distribués dans le cadre de la mise en œuvre du projet ;
• Effectuer le suivi régulier des dates de péremption des produits, des facteurs de risques d'altération de la qualité des produits ;
• Assurer le suivi du stock d'alerte de chaque produit ;
• Consulter périodiquement le site du Fonds mondial (FM) pour s'informer continuellement des changements dans les procédures d'achats/acquisition de biens et services du FM et veiller à leur application par le projet ;
• Participer activement aux réunions du comité national d'approvisionnement et de quantification, des besoins en médicaments, en réactifs et consommables de laboratoire, en condoms et lubrifiants ;

• Assister le Spécialiste dans toutes les étapes de la préparation au lancement des commandes de médicaments jusqu'à la réception ;
• Vérifier les factures pro-forma et autres cotations ;
• Maintenir le contact régulier avec les sous bénéficiaires en ce qui concerne les demandes d'approvisionnement en produits de santé
• Assister le Spécialiste GAS dans la planification annuelle et trimestrielle de tous les achats à effectuer dans le cadre du projet à partir du plan de gestion des approvisionnements et de stock (GAS) ;
• Faire le suivi constant de toutes les commandes engagées par l'unité de gestion ;
• Rapporter toute anomalie ou rupture de stock le plus tôt possible à la hiérarchie ;Récolter les données sur la gestion de stock, analyser et compiler les rapports à remettre au Spécialiste et développer un système de reporting régulier en coordination avec son superviseur ;
• Mettre à jour le Dashboard en collaboration avec l'unité Suivi-Evaluation ;
• Assister le Spécialiste GAS dans la production d''un rapport trimestriel, semestriel et annuel d'exécution du plan de gestion des approvisionnements et de stocks ;

En collaboration avec le PNLAT, PNLSH et les partenaires techniques :

• Assurer les approvisionnements des structures/CSA et agents communautaires du projet
• Assurer sa bonne exécution du Plan GAS des sous-récipiendaires notamment par la mise en place d'outils de suivi appropriés ;
• Mettre à jour régulièrement les données de consommations réelles et les besoins exprimés par les CDT, CSA et autres structures du projet ;
• Planifier et exécuter le suivi régulier par des inventaires de stocks au niveau décentralisé en collaboration avec les sous récipiendaires et partenaires ;
• Effectuer toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le supérieur hiérarchique dans le cadre de ses compétences ;
• Faire le suivi de la distribution des médicaments à la PCG, au niveau régional, préfectoral et décentralisé ;

Connaissance

• Avoir au minimum un diplôme d'état en Pharmacie ;
• Avoir au moins trois (3) années d'expérience dans la gestion des approvisionnements ; Établissement de spécifications techniques des produits pharmaceutiques et de santé ;
• Avoir une bonne connaissance des modalités d'achats et d'approvisionnement au niveau des agences et central d'achat à l'international ;
• Avoir une bonne connaissance des modalités d'achats et d'approvisionnement du Fonds mondial serait un atout ;
• Maitriser la gestion de risque pharmaceutique de qualité ;
• Maîtrise des logiciels quantification et suivi des stocks des produits pharmaceutiques.
• Avoir une bonne maitrise de l'outil informatique et des Tableurs en l'occurrence Excel ;

Compétences

• Faire preuve de rigueur dans le respect des procédures en matière d'achats ;
• Avoir l'esprit de transparence et de rigueur dans la gestion ;
• Avoir une grande capacité d'organisation ;
• Avoir une grande capacité de donner et de recevoir des feedbacks ;
• Maîtrise de la langue française ;
• Capacité de travailler en anglais.

Comportements / Attitudes

• Être engagé au bien-être des enfants et en mesure d'adhérer à la vision et la mission de Plan International, y compris l'engagement à l'égalité des sexes ;
• Communiquer clairement et de manière effective ;
• Être capable de travailler sous pression et en équipe ;
• Être dynamique et disponible ;

• Être intègre et respectueux des procédures.