Assistante de direction Bilingue

Description du poste:

NOUS RECRUTONS POUR LE COMPTE D'UNE ENTREPRISE SPECIALISEE DANS LES MINES ET TECHNOLOGIES BASEE EN GUINEE:

ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE

Profil recherché :

De formation BTS ou Bac +3 en Secrétariat, Gestion ou Administration, avec une expérience de quatre (4) ans minimum dans les mines ou technologies

Missions du poste :

• L'assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante
• Gestion de l'agent du DG et des Directeurs
• Elle accueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction générale des Services.
• Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
• Elle prend en charge ; en lien avec la direction, l'organisation matérielle et logistique des réunions
• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l'établissement
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Saisir et mettre en forme les documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire et les diffuser et ou scanner
• Constitution et préparation de dossiers
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Saisir et mettre à jour les bases des données utilisées au sein de l'entreprise (annuaires et organigramme institutionnel)
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
• Assurer le lien avec la Direction
• Suivi des demandes de paiement en indiquant le sommaire des dépenses par le numéro de budget
• Faire parvenir le rapport journalier et hebdomadaire des encaissements et décaissements au niveau de la caisse
• Veiller au réapprovisionnement de la petite caisse
• Suivi des activités du comité HSE
• Assurer la gestion des demandes et traiter les demandes d'autorisations pour certaines manifestations (tournages, interviews extérieurs...)
• Assurer la gestion des cartes des distributeurs et des commandes de fournitures
• Préparer différentes réunions et réaliser les comptes rendus (réunions chefs de services...)
• Mettre à jour et renseignements des procédures logistiques dès que nécessaires
• Informer les équipes sur la gestion des stocks (procédure, méthodologie, etc...)
• Effectuer le suivi du marché

Aptitudes :

• Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Très bonne maitrise des techniques bureautiques
• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, power point ...)
• Utilisation des modes de communication (téléphone ; fax ; messagerie ; agenda électronique...)
• Analyse et gestion des demandes d'information
• Capacité d'organisation, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe ; discrétion
• Maitrise de la communication en anglais obligatoire
• Discrétion, sens de la confidentialité
• Bon relationnel, bonne présentation
• Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
• Bonne capacité de résistance au stress

Merci d'envoyer votre candidature comprenant un CV et une lettre de motivation à l'adresse "job@cawagroup.com" en précisant la référence du poste REF_CAWA213_SCG au plus tard le 30/07/2020.