La Dématérialisation
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs. On parle aussi d'informatisation ou de numérisation car la substitution du papier par l'électronique n'est jamais complète (voir la section « Aspects environnementaux »), la création d'un « bureau sans papier » ou « zéro papier »
étant encore une utopie. Elle vise une efficacité accrue en permettant
une gestion entièrement électronique des données ou des documents
produits en interne ou émanant des partenaires (administrations,
clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés
à leur entrée.
En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm).
La dématérialisation comme conséquence et expansion de l'informatisation en a la plupart de ses avantages et inconvénients.
La dématérialisation est aujourd'hui rentrée dans les mœurs. Elle fait partie de la transformation digitale des sociétés et services administratifs, dans tous les domaines. Ainsi, les entreprises se dirigent vers le tout numérique, une abondance d'informations et des tâches effectuées à distance.
Voilà quelques-unes des évolutions auxquelles doivent faire face les entreprises actuelles. Le travail va ainsi évoluer vers des supports digitalisés.
Plusieurs modes de dématérialisation
Quand on prononce ce mot, on associe instantanément un document « virtuel » qui a pu faire l'objet d'un scan ou d'une création numérique. Il faut aussi penser qu'il n'y a pas que l'aspect papier et documentation qui subit une transformation digitale. En effet, les communications entre collaborateurs, et certaines tâches sont de plus en plus fréquemment réalisées à distance.
Tout cela représente ce que l'on appelle un flux. Celui-ci peut être sortant, entrants, et d'ordre interne.
Quels types de documents sont concernés par la dématérialisation ?
Pour faire simple, tous vos documents peuvent être dématérialisés et concernés par le flux. D'après la loi, les documents de type électronique ont une valeur similaire aux documents papier.
Votre société a ainsi la possibilité de procéder à la numérisation des documents manuscrits et à les classer électroniquement. Les fichiers, communications et process de travail mis en place numériquement rentrent dans le cadre d'une dématérialisation native. Les documents électroniques natifs bénéficient d'un certificat de scellement afin d'être authentifiés.
Quels sont les avantages de la dématérialisation?
La numérisation vous permet de gagner un temps fou et de mettre rapidement la main sur un document, contrairement à une « jungle » de papiers dans lequel il faut trouver l'aiguille parmi une botte de foin. Ainsi, votre entreprise gagne de l'argent et se révèle plus productive.
Qui plus est, ces documents deviennent accessibles et modifiables à distance. Inutile d'être sur place pour consulter des informations ou pour réaliser des impressions.
Réalisez des économies
Votre entreprise utilisera moins de papier, moins d'encre et libérera de
la place dans vos bureau, cela peut représenter d'importantes
économies.
Les factures papiers impliquent un coup important : papier, encre, collecte, stockage, transfert, etc... Avez-vous pris la peine de penser aux coûts engendrés par l'archivage physique ? Une récente étude réalisée par Expensya montre que 52% des entreprises estiment que l'archivage physique coûte trop cher. Il faut également souligner le risque de perte et d'altération de ces documents (31% de entreprises interrogées pour la même étude estiment avoir déjà rencontré ce type de problèmes). Vous l'avez compris le papier va vous causer de plus en plus de soucis et il est temps de vous en débarrasser !
Vous aurez une meilleure traçabilité des documents dont vous avez besoin et cela vous permettra d'avoir accès à tous vos documents à distance rapidement et facilement. Il n'est plus nécessaire d'être sur place pour avoir accès aux documents ou pour les modifier.
Grâce à ces économies de temps, vos collaborateurs pourront se concentrer sur des tâches génératrices de valeurs pour l'entreprise. De plus, avec les logiciels de gestion des documents en ligne, vous recevez une notification à chaque fois qu'un document attend votre intervention et vous ne perdez plus de temps dans la transmission de l'information, le traitement des documents est plus rapide et plus efficace.
Les factures sous forme numériques seront beaucoup moins altérables que
sous le format papier. Le papier est susceptible d'être perdu ou même
abimé : chaque personne ayant déjà géré ses notes de frais sait qu'après
quelques jours dans un portefeuille, une facturette risque de ne plus
être lisible. La numérisation est une garantie pour garder précieusement
ces factures qui sont indispensables pour votre entreprise et assurer
la pérennité de l'information qu'elles contiennent.
Gagnez du temps
L'un des avantages les plus évidents de la dématérialisation, c'est le gain de place que cela permet. En effet, cela permet d'éviter le stockage massif et inutile.
L'une des problématiques de certaines PME est l'optimisation de
l'espace des bureaux, la dématérialisation permet d'éviter les étagères
ou cartons remplis de papiers qui pourraient aussi bien se trouver sur
des serveurs en format numérique.
En ayant vos factures numérisées et stockées dans le Cloud, vous n'aurez plus du mal à les retrouver, une simple recherche et le tour est joué. Grâce au classement des documents par nom, date, objet, etc..., fini le calvaire de recherche d'une petite facturette qui s'est glissée quelque part, le tout est trié, stocké et archivé précieusement.
Les inconvénients de la dématérialisation
De nombreuses entreprises n'ont pas encore cédé aux sirènes du tout numérique. Principalement à cause de la sécurité, comme nous le disions auparavant. Il s'agit d'un véritable inconvénient pour ce qui a trait à la dématérialisation.
Le vol d'information ou l'espionnage par la concurrence peut nuire grandement à une entreprise. C'est pour cela que beaucoup de sociétés gardent la documentation version papier pour éviter tout problème.
Une nuance, toutefois à apporter. Le risque de piratage peut être limité grâce à des logiciels de protection et l'archivage électronique qui limite les actions inhérentes à l'utilisateur concernant les données.
La dématérialisation, contrairement à ce qu'on pense, coûte cher. Les données sont, en effet, considérables. Il faut alors acheter du matériel informatique sophistiqué et dernier cri, pour permettre le stockage de cette quantité astronomique d'informations. Là aussi, pas facile pour certaines petites entreprises, qui se lancent, d'investir massivement dans du matériel neuf et performant.
Si la digitalisation à des avantages certains, sans doute supérieurs à ses quelques inconvénients, il faut anticiper cette transformation, faire appel à des personnes compétentes, et ainsi réaliser en douceur la transition vers un monde sans papier, avec moins de contraintes, un vrai gain de temps et une productivité démultipliée.
Quelles peuvent être les limites de la dématérialisation ?
Même si la dématérialisation présente énormément d'avantages, se pose toujours la question de la sécurité des informations. Certains documents sensibles se retrouvent donc sur un serveur ou un cloud.